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Control de Documentos


Jun/16

Documento controlado, como procedimientos, proyectos, estándares, planes, instrucciones de trabajo, etc., es donde tendrán información importante para la organización, sus servicios y productos, a pesar de ser fuente externa o interna.

Note que não necessariamente é utilizado meio papel, podendo-se armazenar información en meios menos usuais como vídeo e audio, por exemplo. Esses documentos devem ser identificados e controlados, segundo requisito da estándar ISO 9001:2008

Essa estándar define que documentos controlados atendam os seguintes requisitos:

  • Sejam legíveis e prontamente identificáveis.
  • Estejam disponíveis nos locais onde son necessários
  • Evitar o uso de documentos obsoletos ou revisões desatualizadas.
  • Documentos que necessitem aprobación devem ser previamente analisados
  • Que o pessoal apropriado receba cópias controladas.
  • As cópias controladas devem ser rastreáveis.

Outro ponto ponto importante, não citado explicitamente, é quy las cópias controladas son intransferíveis, ou seja, o destinatário original não pode repassa-los para outras pessoas.
Para asegúrese de isso, é conveniente que a impressão de cada cópia contenha o nome de quem os recebeu, como en uma marca dágua por exemplo. Assim, caso a pessoa seja transferida ela deve devolver o documento ao Arquivo Técnico ou destrui-lo.

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