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Gestão por Listas de Comprobación


Jun/16

En el 1960 la marina estadounidense señaló que la mayoría de los sistemas funcionaban mejor cuando más fácil era el foco principal en la creación, mantenimiento y uso. Incluso los sistemas que realizan tareas complejas funcionaba mejor cuando se evitó la complejidad innecesaria. En Brasil este principio - simplificación - fue adoptada por PETROBRAS para desarrollar una metodología para asegúrese la calidad de procesos complejos a través de una herramienta sencilla: la lista de verificación o LV (Checklist) como ella

prefere chamar. Depois de alguns anos aplicando as LVs e registrando os resultados com aplicativos office (Excel e Access), a metodología foi consolidada no software batizado de SALVWEB, que reúne um grande banco de dados com os modelos de LVs, perguntas, aplicadores e agendamentos. A ideia de checklist é especialmente interessante para as empresas que querem padronizar a verificação de seus processos de forma simples mas de manera eficaz. As vantagens dessa metodología estão listadas a seguir e son bastante atraentes para empresas en qualquer segmento:

1- PADRONIZAÇÃO Ao criar previamente os checklists a organização Asegura que a verificação será feita seguindo seus padrões. A pessoa que irá aplicar o checklist tem um roteiro preciso sobre o que deve ser verificado e a outra parte (aquela en quy las perguntas son aplicadas) sabe de antemão como deve estar seus processos seguindo o mesmo roteiro.

2- SIMPLIFICAÇÃO Procesos complexos podem ser verificados por não especialistas. Por exemplo, um operador que verifica o funcionamento de dispositivos mecânicos e elétricos de um avião. Apesar de não ser um projetista ou mecânico, ainda assim poderá atuar de forma ativa conduzido pelas respostas às perguntas ("Sí" ou "No") para cada item verificado.

3- REAÇÃO RÁPIDA E PREVENTIVA Um checklist bem construído dá de antemão as soluções para os problemas eventualmente encontrados. Perguntas de itens críticos podem conter as medidas que devem ser adotadas caso o item não seja o esperado. Por exemplo, abaixo é descrita uma pergunta de um checklist de segurança en veículos:

"Pergunta: As luzes de direção / setas do veículo estão funcionando normalmente?
Procedimento: o teste deve ser feito en pelo menos 4 lâmpadas (2 a frente / 2 atrás).
Medidas: O veículo não deve circular caso alguma delas esteja queimada "
Resposta: Sí | No



4- MELHORIA CONTÍNUA O conceito de checklist prevê a aplicação periódica da aplicação das perguntas ou itens de verificação. A coleta dos resultados irá conter o histórico dos problemas mais recorrentes. Com isso, o gestor pode direcionar os esforços de melhoria sobre os itens que mais geram problemas e até mesmo identificar problemas estruturais recorrentes que demandem soluções alternativas.

5- REGISTRO Um checklist é como uma fotografia: os dados registrados representam a situação do processo ou do produto naquele momento. Se o aplicador e o aplicado (destinatário da aplicação do checklist) assinarem o formulário com resultados da aplicação, la empresa terá en mãos o registro da inspeção realizada sem a necessidade de um utilizar um formulário controlado específico. Isso se presta inclusive como evidência legal.

6- AGENDAMENTO Além dos checklists propriamente ditos a organização pode control também a periodicidade da aplicação e coleta de dados. A definição do ciclo de aplicação pode ser ajustada en intervalos mais curtos ou longos de acordo com os objetivos que se quer atingir.

São várias as vantagens en se adotar uma metodología mais simples como a gestão por checklists. Por outro lado existe contrapontos que precisam ser devidamente cuidados na implementação. A seguir estão destacados alguns deles.

CONTRAPONTOS
- Evite checklist extensos ou com perguntas e itens muito grandes ou mal redigidos. O sistema é dependente da simplicidad, logo os modelos de checklist precisam ser objetivos e de fácil entendimento. Caso contrário pode levar a interpretações errôneas e resultados que não conferem com o existente.

- Mantenha as opções de respostas reduzidas a um pequeno numero de opções, como "Sí/No" ou "Conforme / Parcialmente atendido / No conforme".

- Deixe campos de observação e comentários para cada pergunta. O aplicador poderá contribuir descrevendo um cenário que não está previsto nas perguntas ou acrescentar información úteis.

- Divulga os checklists previamente até mesmo para os aplicados (destinatários da aplicação do checklist). Assim os esforços de melhorias poderão ser antecipados já que o destinatário conta com um guia (o checklist) sobre o que será cobrado.

- Estipule metas de conformidade. O que ficar abaixo da meta deve ter ações ou Planos de Ações que precisam ser executados para sanar as pendiente.

- No deixe de analisar os resultados de cada checklist e do conjunto. Registrar o momento mas não atuar sobre ele é mesma coisa que não fazer nada.

- Revise periodicamente os checklists incluindo e retirando perguntas adequando o checklist à realidade atual.

- Monitory las repetições de pendiente e cruzy las información dos planos de ação de outros checklists. Algumas vezes a solução implementada por um destinatário pode ser adotada por outros para resolver problemas similares.

- Procure atuar sobry las pendiente com maior impacto ou aquelas que se repetem mais. Para isso basta identificar os itens de maior impacto, tipicamente aqueles ligadas à requisitos legais ou ainda as que podem trazer prejuízos.

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